"Må eg ha ein grunn for å be om innsyn? Kan alle be om innsyn?"
Ja, alle kan be om innsyn. Nei, du treng ikkje seie kvifor du ynskjer innsyn i dokumentet. Du kan også velje å vere anonym. I offentleglova § 3 står det at retten til å krevje innsyn gjeldt «alle». Det vil seie at både fysiske og juridiske personar kan be om innsyn. Du treng ikkje vere involvert i saka for å be om innsn
"Må eg be om innsyn skriftleg, eller kan eg ringe?"
Du kan be om innsyn både skriftleg og munnleg, jf. offentlegheitslova § 28. Du treng heller ikkje bruke ordet «innsyn» eller «innsynskrav».
Loven krev likevel at du formulerer deg slik at det er mogleg for kommunen å forstå kva du ynskjer innsyn i slik at kommunen kan finne fram til rett dokument. Det er ikkje naudsynt at du identifiserer saka eller dokumentet med saks- eller dokumentnummer, men innsynskravet ditt må gjelde ei «[…] bestemt sak eller i rimeleg utstrekning sakar av ein bestemt art», jf. offentleglova § 28. Du kan også be om innsyn i ein journalpost eller liknande, jf. § 28 andre ledd.
"Kan eg be om innsyn også i SMS, videoar og bilete?"
Ja. Innsynsretten er teknologinøytral. Når offentlegheitslova § 4 fyrste ledd nyttar omgrepet «dokument» vil dette famne all type informasjon som er logisk avgrensa og lagra på eit medium for å seinare kunne lesast/lyttast til/framsynas/overførast eller liknande. Det speler ingen rolle om det er snakk om ein e-post, SMS, video, eller eit bilete. Etter offentleglova § 3 kan du be om innsyn i alle «saksdokument». I offentleglova § 4 andre ledd definerer loven «saksdokument» som dokument som er komne inn, lagt fram for eller oppretta av forvaltningsorganet og som gjeldt verksemda til forvaltningsorganet. Alle filer som oppfyller desse vilkåra er dermed eit «saksdokument» som du kan be om innsyn i.
"Kven er det som avgjer om eg får sjå dokumentet?"
Når du sender eit innsynskrav til Ål kommune er det Ål kommune som avgjer om du får innsyn i dokumentet, jf. offentleglova § 29 fyrste ledd fyrste punktum. Kommunen «[…] skal vurdere kravet konkret og sjølvstendig». Dette inneber at kommunen ikkje skal basere seg på avsendars eventuelle merknadar, eller tidlegare avgjersler som har blitt tatt i kommunen.
"Kva skjer viss kommunen ikkje har dokumentet?"
Viss kommunen ikkje har dokumentet som du har kravd innsyn i, skal kommunen avslå kravet ditt og opplyse deg om klagemoglegheita di. Viss kommunen veit at det er eit anna organ som har dokumentet du ynskjer å få, skal du få rettleiing om kven du kan spørje om å få dokumentet, jf. forvaltningslova § 11 fjerde ledd.
"Kor lang tid tar det før eg får svar på innsynskravet?"
Det vil variere. Men loven krev at kommunen avgjer innsynskravet ditt «[…] utan ugrunna opphald», jf. offentlegheitslova § 29 fyrste ledd andre punktum. Dette betyr at innsynskravet skal handsamast så snart det er praktisk mogleg. Sivilombodet har uttalt at eit innsynskrav bør handsamast innan ein til tre arbeidsdagar.
Kor lang saksbehandlingstid det er på eit innsynskrav vil variere etter kor stort innsynskravet du sender er og kor vanskelege vurderingar kommunen må gjere.
Dersom du har bedt om innsyn, og ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at kommunen fekk innsynskravet, reknast dette for å vere eit avslag som kan klagast på etter offentleglova § 32 andre ledd fyrste punktum jf. fyrste ledd. Dersom kommunen nyttar uforholdsmessig lang tid på innsynskravet, skal kommunen snarast mogleg gje deg eit førebels svar, jf. forvaltningslova § 11 a, jf. fvl. § 1.
"Kva skjer viss eg ikkje får innsyn?"
Avslag på eit innsynskrav er regulert i offentlegheitslova § 31 Viss du får heilt eller delvis avslag har du krav på skriftleg grunngjeving på kvifor du ikkje fekk innsyn, jf. § offentleglova § 31 fyrste ledd fyrste punktum.
I avslaget skal kommunen vise til føresegna i lov eller forskrift som er grunnlaget for avslaget, jf. § 31 fyrste ledd andre punktum. Viss kommunen uttrykker at du ikkje kan få innsyn fordi opplysningane er underlagt teieplikt etter offentleglova § 13, så skal kommunen også vise til føresegna som pålegg kommunen ein slik teieplikt, jf. § 31 fyrste ledd tredje punktum.
Er du ikkje nøgd med grunngjevinga kan du be om utvida grunngjeving. Dette må du gjere innan tre veker frå du fekk avslaget, jf. offentleglova § 32 andre ledd fyrste punktum. Her skal forvaltningsorganet nemne hovudomsyna som har vore avgjerande for avslaget.
"Kan eg klage? Korleis vert klaga mi handsama?"
Ja. Viss du ikkje får fullt innsyn kan du klage. Reglane om kva du kan klage på og korleis kommunen skal handtere ein klage står det om i offentleglova § 32. Klagefristen er tre veker frå du fekk avslaget, jf. offentleglova § 32 tredje ledd og forvaltningslova § 29.
Du kan sende klagen til kommunen. Viss kommunen framleis ikkje vil levere ut dokumentet vidaresendar dei klagen din til statsforvaltaren. Det er statsforvaltaren som er kommunens klageinstans og som avgjer klaga di, jf. offentleglova § 32 fyrste ledd tredje punktum.
Dersom du har bedt om innsyn, og ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at kommunen fekk innsynskravet, reknast også dette for å vere eit avslag som kan klagast på etter fyrste ledd, jf. § 32 andre ledd fyrste punktum. Innsynsklager skal avgjerast «utan ugrunna opphald», jf. tredje ledd fyrste punktum.
Dei vanlege sakshandsamingsreglane i forvaltningslova kapittel 6 om klage og omgjering gjeld så langt dei passar, jf. offentleglova § 32 tredje ledd andre punktum. Dette inneber blant anna at reglane om klagefrist, krava til ein klage og reglane om saksførebuing, også vil vere gjeldande for innsynsklagar (Sivilombudet, 2024).